1. Définir vos objectifs

L’email automation, c’est comme une machine bien huilée : elle ne fonctionne que si elle sait où aller. Avant de créer un scénario ou d’écrire un email, il est essentiel de poser vos objectifs. Que souhaitez-vous obtenir grâce à votre séquence automatisée ?

Voici les objectifs les plus fréquents dans les tunnels automatisés :

• 🟢 Convertir un prospect froid en client (nurturing)
• 🟡 Accueillir un nouvel inscrit (onboarding)
• 🔵 Relancer un panier abandonné
• 🟣 Fidéliser après une première commande
• 🔴 Réactiver un contact inactif

Chaque workflow doit avoir un seul objectif principal. Cela permet de construire un tunnel cohérent, avec des messages clairs, une progression logique, et surtout… mesurable.

Exemple : Une boutique e-commerce qui vend des accessoires de sport peut mettre en place un scénario “Post-achat” dont l’objectif est d’inciter à une deuxième commande dans les 15 jours suivant la livraison.

2. Choisir votre plateforme d’automatisation

Le choix de votre plateforme détermine la fluidité et les possibilités de vos scénarios. Il existe aujourd’hui des dizaines d’outils d’email automation, mais tous ne se valent pas en termes de fonctionnalités, d’intégration ou de coût.

Voici les critères à prendre en compte pour bien choisir :

• ⚙️ Scénarios visuels : pouvoir créer des workflows par glisser-déposer
• 🧩 Intégrations : avec votre CMS (ex : Shopify, WordPress, WooCommerce), CRM ou outil métier
• 🔁 Déclencheurs multiples : formulaire rempli, clic, achat, date d’anniversaire, inactivité…
• 📈 Reporting détaillé : ouvertures, clics, revenus générés
• 🏷️ Gestion des tags et segments : indispensable pour des campagnes intelligentes

Chez Calistario.com, nous privilégions la plateforme Brevo (anciennement Sendinblue) pour les PME, e-commerçants et agences locales. Elle allie puissance, flexibilité, et coût abordable, avec une interface claire, même pour les débutants.

Astuce Calistario : Avant de vous engager, testez la version gratuite ou demandez à votre prestataire une démo guidée sur votre propre cas d’usage.

3. Segmenter votre base de contacts

Un bon email au mauvais destinataire… ne sert à rien. La segmentation est la clé pour personnaliser vos messages et augmenter vos résultats. Elle consiste à diviser votre base de contacts en sous-groupes homogènes selon des critères précis.

Voici quelques types de segmentation utiles :

• 📍 Par comportement : visiteurs actifs, inactifs, cliqueurs réguliers
• 📦 Par historique d’achat : clients récents, clients fréquents, paniers abandonnés
• 🧠 Par centre d’intérêt : selon les pages ou produits consultés
• 📆 Par cycle de vie : leads, clients, ambassadeurs

Une bonne segmentation vous permet de créer des scénarios sur-mesure, plus pertinents et moins intrusifs.

Bonus : pensez à enrichir vos contacts avec des champs personnalisés dès l’inscription (type d’intérêt, localisation, secteur…) pour anticiper une segmentation avancée.

4. Cartographier vos scénarios

Créer un scénario automatisé sans le visualiser, c’est comme construire une maison sans plan. Avant même de rédiger un seul email, prenez le temps de cartographier votre tunnel : les déclencheurs, les emails à envoyer, les délais entre chaque étape et les conditions spécifiques.

Cette étape permet de :

• 🧭 Clarifier la logique du scénario
• 📋 Anticiper les cas particuliers (inactivité, clic, achat…)
• 🤝 Collaborer plus facilement avec un prestataire ou son équipe

Utilisez des outils de mindmapping comme Whimsical, Miro ou même un simple schéma sur papier ou Google Slides pour illustrer vos flux.

Astuce Calistario : attribuez un nom unique à chaque étape de votre workflow pour faciliter les tests et le reporting ensuite.

5. Rédiger vos emails avec stratégie

Rédiger un email automatisé, ce n’est pas “écrire un email comme on parle”. Chaque message doit être pensé pour guider, convertir ou rassurer selon l’étape du tunnel. C’est une pièce essentielle de votre système de conversion.

Un email efficace suit une structure claire :

• ✉️ Objet impactant : court, personnalisé, et testable (ex. A/B testing)
• 👋 Introduction engageante : contextualiser l’email (“vous avez visité”, “merci pour votre commande…”)
• 🎁 Contenu utile : apport de valeur, preuve sociale, storytelling ou tutoriel
• 🎯 Appel à l’action : un seul CTA clair (bouton ou lien)
• 📩 Signature + PS : humaine, crédible, incitant à répondre

Astuce Calistario : relisez chaque email à voix haute : s’il semble mécanique ou trop commercial, retravaillez-le pour rester naturel et empathique.

6. Intégrer des déclencheurs intelligents

Un déclencheur, c’est ce qui active un scénario automatisé. Bien choisis, ils transforment un envoi impersonnel en une communication ultra ciblée et pertinente. C’est là que votre tunnel d’emailing devient intelligent.

Voici quelques déclencheurs courants et performants :

• 🟢 Remplissage d’un formulaire (contact, inscription, devis)
• 🟡 Clic sur un lien spécifique dans un email ou une page
• 🔵 Achat d’un produit ou ajout au panier
• 🟣 Inactivité pendant un certain nombre de jours
• ⚪ Date ou événement (anniversaire, échéance, rappel)

Votre plateforme (comme Brevo) vous permet souvent de combiner plusieurs conditions. Exemple : déclencher une séquence uniquement si le contact n’a pas ouvert le dernier email + n’a pas cliqué depuis 7 jours.

Astuce Calistario : créez un tableau de tous vos déclencheurs existants et leurs scénarios associés. Cela vous aide à éviter les doublons et à structurer vos automatisations.

7. Tester chaque workflow

Un workflow bien conçu peut vite devenir une source de bugs si vous ne le testez pas de bout en bout. Une condition mal formulée, un email oublié, une erreur de déclencheur… et toute la séquence peut devenir inefficace, voire invisible.

Voici les éléments à vérifier avant tout lancement :

• 📤 Tous les emails sont-ils bien déclenchés au bon moment ?
• 🧪 Les conditions “SI / ALORS” fonctionnent-elles comme prévu ?
• 🔗 Les liens sont-ils cliquables et corrects ?
• 👀 Les balises de personnalisation s’affichent-elles correctement ?

La plupart des plateformes (dont Brevo) proposent un mode “test” ou “aperçu” : utilisez-le, et simulez le comportement de plusieurs types de contacts.

Astuce Calistario : documentez chaque test dans un fichier partagé. Cela vous permet de déléguer les vérifications ou de garder une trace des modifications.

8. Suivre les indicateurs clés

Un tunnel automatisé n’est pas un outil figé. Il vit, il évolue… et il s’améliore avec les bons indicateurs. Suivre vos statistiques vous permet de détecter les points de friction et d’optimiser votre stratégie en continu.

Voici les KPI essentiels à analyser :

• 📬 Taux d’ouverture – efficacité de l’objet et de la délivrabilité
• 🖱️ Taux de clic – intérêt pour le contenu et appel à l’action
• ❌ Taux de désinscription – signal d’alerte sur la pertinence du message
• 💰 Conversions ou revenus générés – impact business direct

Certains outils permettent aussi le suivi par contact ou par scénario, ce qui est très utile pour mesurer les performances individuelles ou par segment.

Astuce Calistario : créez un tableau de bord partagé (Notion, Google Sheet ou Looker Studio) avec vos principaux tunnels et leurs performances actualisées.

9. Optimiser avec l’A/B testing

L’A/B testing est votre meilleur allié pour améliorer vos résultats sans tout changer. Il permet de tester deux versions d’un élément (objet, contenu, CTA…) pour déterminer ce qui fonctionne le mieux auprès de vos destinataires.

Voici les éléments que vous pouvez tester facilement :

• ✉️ L’objet de l’email – impact direct sur l’ouverture
• 🧑‍💻 Le ton ou la formulation – formel vs conversationnel
• 📅 Le moment d’envoi – matin, soir, jour de semaine
• 🟢 Le visuel ou design – mise en forme, CTA visible
• 🎯 Le Call-To-Action – texte, emplacement, couleur

Faites des tests sur un pourcentage de votre audience, puis déployez la meilleure version à l’ensemble une fois le vainqueur identifié.

Astuce Calistario : programmez automatiquement 1 test par scénario actif tous les mois. Un simple objet modifié peut faire grimper vos résultats de +30 %.

10. Documenter et industrialiser vos processus

Une fois vos premiers scénarios validés et optimisés, l’objectif est de les rendre reproductibles et évolutifs. Cela passe par une bonne documentation et une organisation claire de vos ressources internes ou clients.

Voici ce que vous pouvez formaliser pour chaque tunnel automatisé :

• 📁 Nom du scénario + objectif précis
• 🧩 Schéma du workflow (visuel ou tableau)
• 📬 Liste des emails + contenus associés
• 📊 Statistiques de performance (avant / après optimisation)
• 🔁 Date de dernière mise à jour ou test A/B

En industrialisant vos processus, vous gagnez du temps sur la création de futurs scénarios et facilitez le travail d’équipe ou la délégation à un prestataire.

Astuce Calistario : créez une base de scénarios types (onboarding, relance, post-achat…) que vous pouvez dupliquer et adapter selon chaque projet ou segment.

Vous voilà prêt à automatiser avec méthode

Structurer une campagne d’email automation ne se résume pas à envoyer des mails programmés.
C’est un véritable système stratégique, vivant et évolutif. En appliquant ces 10 étapes, vous bâtissez une base solide, capable de convertir, fidéliser et grandir avec votre entreprise.

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