Conciergeries Airbnb : Automatisez Vos Emails pour Gagner du Temps et Réserver Plus
Vous gérez des logements en location courte durée ? Vous perdez un temps fou à gérer les check-in, les demandes récurrentes, les relances et les avis ? L’email automation peut transformer vos processus quotidiens. Voici comment.
Sommaire
- 1. Pourquoi l’emailing automatisé est indispensable en conciergerie
- 2. Les scénarios d’emails essentiels (avant, pendant, après séjour)
- 3. Exemple de tunnel email pour Airbnb automatisé
- 4. Impact réel sur les réservations et la satisfaction
- 5. Pourquoi choisir Calistario pour automatiser votre conciergerie
- Conclusion
1. Pourquoi l’emailing automatisé est indispensable en conciergerie
Dans le secteur de la location courte durée, chaque minute compte. Entre les demandes de réservation, les consignes de check-in, les avis à collecter et les relances à gérer, les gestionnaires de biens Airbnb ou Booking sont souvent débordés.
Automatiser ses emails, c’est libérer du temps, éviter les oublis critiques et professionnaliser l’expérience client. Et surtout : c’est un levier direct de fidélisation et de conversion. Vos clients se sentent pris en charge du premier clic jusqu’à leur départ (et même après).
2. Les scénarios d’emails essentiels pour votre conciergerie
Voici les séquences incontournables à mettre en place pour automatiser intelligemment votre communication client :
- Avant le séjour : Email de confirmation, rappels avec les instructions (code d’entrée, heure d’arrivée…), guide local.
- Pendant le séjour : Message de bienvenue, check-up 24h après l’arrivée, assistance disponible.
- Après le séjour : Merci + demande d’avis, proposition de remise pour un prochain séjour, incitation au parrainage.
3. Exemple de tunnel email automatisé pour une location Airbnb
- J-7 : Email de bienvenue + instructions d’arrivée + questions fréquentes.
- Jour J : Email “Bienvenue chez vous” envoyé à 14h avec infos utiles (WiFi, contact…).
- J+1 : Email de suivi : “Tout se passe bien ?” avec bouton WhatsApp ou réponse directe.
- J+3 : Email “Découvrez le quartier” avec recommandations locales.
- J+5 (ou jour de départ) : Email check-out avec instructions + remerciement.
- J+6 : Email “Votre avis compte” + lien vers la plateforme.
- J+10 : Email fidélisation : 10 % de réduction pour une nouvelle réservation.
4. Quels outils utiliser pour automatiser sans coder ?
Vous n’avez pas besoin de savoir coder pour mettre en place un tunnel efficace. Voici les outils recommandés :
- Brevo (ex Sendinblue) : idéal pour gérer vos scénarios d’automatisation, listes, campagnes transactionnelles et templates design.
- Zapier : pour connecter votre outil de réservation (comme BookingSync ou Airbnb) avec votre plateforme email.
- Notion + Google Sheets : pour planifier vos tunnels, vos templates et suivre l’état des séjours automatiquement.
- CRM locatif (Lodgify, Smoobu…) : beaucoup proposent des intégrations directes pour déclencher des emails à chaque étape du séjour.
5. Les bénéfices concrets pour votre entreprise de conciergerie
- Temps libéré : plus besoin de rédiger les mêmes messages pour chaque locataire.
- Moins d’oubli : chaque email part au bon moment, automatiquement.
- Meilleure satisfaction client : vos hôtes se sentent accompagnés, rassurés, bien accueillis.
- Plus d’avis positifs : les relances post-séjour augmentent le taux de retour sur Airbnb ou Google.
- Image professionnelle renforcée : une communication fluide donne une impression haut de gamme.
- Fidélisation naturelle : les locataires reviennent ou recommandent votre logement.
6. Quel impact concret ? Des estimations réalistes
- +45 % de gain de temps sur la gestion des échanges clients (par email automatisé vs manuel).
- +30 à +60 % d’avis positifs générés par les relances post-séjour automatisées.
- +25 % de réservations récurrentes grâce aux emails de fidélisation bien placés.
- +80 % de taux d’ouverture si les scénarios sont bien personnalisés (vs ~45 % en email généraliste).
- -70 % d’oubli de message en supprimant la dépendance aux rappels manuels.
7. Étude de cas fictive : “Tout change en 15 jours”
Lucas gère 6 appartements Airbnb à Marrakech. Avant, il écrivait manuellement chaque message : confirmation, consignes, relance pour avis… Résultat : des oublis fréquents, une mauvaise note sur la réactivité, et un stress constant.
En automatisant avec Brevo et Calistario.com :
- +50 heures/mois économisées (soit 1,25 semaine de travail !)
- 100 % des messages critiques envoyés automatiquement (code d’entrée, règles, rappel départ)
- +40 % d’avis laissés et une moyenne passée de 4,3 ⭐ à 4,8 ⭐
- Premier email de fidélisation envoyé 3 jours après le séjour → 2 réservations directes via son site perso
Conclusion : en deux semaines, Lucas a repris le contrôle. Il passe plus de temps avec ses clients sur le terrain… et beaucoup moins sur sa boîte mail.
8. Les bons outils pour automatiser efficacement
- Brevo (ex Sendinblue) : idéal pour automatiser vos séquences de messages, confirmations, relances, formulaires.
- Zapier : connecte Airbnb, Booking ou Google Sheets avec Brevo pour déclencher des emails en fonction d’un séjour ou d’une réservation.
- Google Forms + Email Parser : parfait pour automatiser les retours d’information clients (formulaires de satisfaction, avis internes, etc.).
- Calistario.com : pour vous accompagner de A à Z, concevoir vos tunnels et scénarios, et assurer la maintenance mensuelle.
Bonus : Tous ces outils sont compatibles avec les standards RGPD et peuvent être hébergés ou paramétrés dans un environnement sécurisé pour vos données.
9. Les erreurs à éviter à tout prix
- Oublier la personnalisation : un message générique sans prénom ou détails du séjour peut sembler froid ou robotique.
- Envoyer trop d’emails : un excès de messages nuit à l’expérience client et augmente les risques de signalement comme spam.
- Ne pas tester les scénarios : une automatisation mal paramétrée peut envoyer un mauvais message au mauvais moment.
- Ignorer les retours clients : l’automatisation doit évoluer avec les besoins et les commentaires reçus.
- Ne pas vérifier la délivrabilité : vos emails peuvent finir en promotions ou en spam si mal configurés.
Conseil Calistario : testez tous vos scénarios avec des cas réels avant tout lancement. Simulez un séjour du client de A à Z !
10. Pour aller plus loin, sans complexité
L’automatisation emailing dans la conciergerie saisonnière ne se limite pas à envoyer une confirmation.
Elle transforme votre service en une **expérience fluide, réactive et mémorable** pour vos clients.
Mieux encore, elle libère votre temps tout en boostant vos réservations, vos avis clients et votre fidélisation.
Si vous manquez de temps, de ressources ou d’idées, l’équipe Calistario.com vous accompagne dans la mise en place,
la configuration et la maintenance de vos workflows les plus efficaces.